Hur länge ska du spara bokföring? Checklista för svenska företag

Kort svar: minst 7 år

Bokföringslagen (1999:1078) 7 kap. 2 § säger att räkenskapsinformation ska bevaras i minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Ett bokslut per 31 december 2026 ska alltså sparas till minst 31 december 2033. För vissa handlingar (t.ex. sådana som rör fast egendom) gäller längre tider – mer om det längre ner.

Vad räknas som räkenskapsinformation?

Det är bredare än många tror. Allt som ligger till grund för din bokföring eller styrker en affärshändelse omfattas.

• Verifikationer – kvitton, leverantörsfakturor, kundfakturor, kontoutdrag, lönebesked.
• Grundbok, huvudbok och SIE-filer (SIE1–SIE4).
• Årsredovisning, årsbokslut och revisionsberättelse.
• Systemdokumentation och behandlingshistorik för ditt bokföringssystem.
• Avtal och korrespondens som styrker en bokförd affärshändelse.
• Inventeringslistor, lagerlistor och underlag för periodiseringar.

Checklista: vad, hur länge, i vilket format

• Verifikationer (kvitton, fakturor): 7 år, i det format de togs emot – papper som papper, digitalt som digitalt.
• SIE-filer och bokföringsrapporter: 7 år, digitalt.
• Årsredovisning och revisionsberättelse: 7 år, digitalt eller papper.
• Löneunderlag och tidrapporter: 7 år (kollektivavtal kan kräva längre).
• Handlingar som rör fast egendom: normalt längre än 7 år – rådgör med byrå.
• Systemdokumentation: så länge systemet används + 7 år efter avveckling.

Får jag skanna in papperskvitton och slänga originalen?

Sedan 1 juli 2024 gäller enklare regler: du får överföra räkenskapsinformation från ett format till ett annat (till exempel skanna ett papperskvitto), och därefter förstöra originalet efter att det aktuella räkenskapsåret har avslutats. Före lagändringen krävdes 3–4 års förvaring av originalen. Digitala kvitton (mottaget som PDF eller e-faktura) sparas alltid digitalt – de får inte skrivas ut och sedan slängas.

Var får materialet förvaras?

• Inom Sverige som huvudregel.
• Inom EU/EES är tillåtet om Skatteverket och Tullverket kan få åtkomst i läsbar form utan dröjsmål.
• Utanför EU/EES kräver särskilt tillstånd från Skatteverket.
• Molntjänster räknas som förvaring där servrarna fysiskt finns – kolla var din leverantör hostar.

Vanliga misstag

• Att räkna 7 år från fakturadatum istället för från kalenderårets slut – ger för kort arkivtid.
• Att spara PDF-kvitton i den privata inkorgen – räknas inte som strukturerad arkivering.
• Att byta bokföringssystem utan att exportera SIE och systemdokumentation.
• Att förvara det enda arkivet på en extern hårddisk utan backup.
• Att slänga avtal 'som ändå bara var en bekräftelse' – de styrker ofta en affärshändelse.

En rimlig arkivrutin för ett AB

1. Alla kvitton fotas i mobilappen samma dag – papperet slängs efter räkenskapsårets slut.
2. Alla leverantörsfakturor kommer via en särskild mejladress som vidarebefordras till bokföringen.
3. SIE-fil exporteras och arkiveras en gång per månad.
4. Efter årsbokslut: skapa en zippad arkivmapp per räkenskapsår med verifikationer, SIE, årsredovisning och avtal.
5. Årliga arkivmappar backas upp på två oberoende platser (t.ex. molntjänst + krypterad extern disk).

När kan du kasta det?

Efter minst 7 hela kalenderår från räkenskapsårets slut. Har du bytt räkenskapsår eller har brutet räkenskapsår räknar du från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Är du osäker på om en specifik handling omfattas av en längre bevarandetid – behåll den. Kostnaden för att spara är låg; kostnaden för att sakna underlag vid en revision är hög.

FAQ