Sätta upp bolaget rätt – räkenskapsår, moms och roller

Nästan alla fel som dyker upp senare – felaktiga momspåminnelser, tomma rapporter, en 3:12-beräkning som ser konstig ut – går tillbaka till hur bolaget sattes upp. Den här guiden går igenom vilka uppgifter som verkligen spelar roll, varför, och vad som händer om de är fel.

Organisationsnummer – viktigare än det låter

Org.nr är bolagets identitet i all maskinell hantering: SIE-filer, bokslut, deklarationsunderlag och myndighetsblanketter. I appen används det som en vakt – laddar du upp en SIE-fil som tillhör ett annat org.nr avvisas den i stället för att tyst blandas ihop med ditt bolags siffror. Har du en holdingstruktur med flera bolag är den vakten skillnaden mellan ordning och kaos.

Räkenskapsår: kalenderår eller brutet

De flesta ägarledda aktiebolag har kalenderår, januari till december. Brutet räkenskapsår förekommer bland annat i säsongsverksamheter. Valet styr när bokslutet ska vara klart, när årsredovisningen ska in till Bolagsverket och när inkomstdeklarationen ska lämnas.

Räkenskapsåret måste också finnas som en egen post för innevarande år, inte bara som ett datumintervall på bolaget. Utan den posten står bokslut, revision och rapporter tomma.

Momsperiod – månad, kvartal eller helår

Momsperioden bestämmer hur ofta du redovisar moms och därmed vilka påminnelser du får. Väljer du fel period får du antingen påminnelser i onödan eller – värre – för sent. Är bolaget inte momsregistrerat ska du markera det, annars kommer momsdeadlines som inte gäller dig.

Helår: vanligt för mindre bolag med låg omsättning.
Kvartal: vanligast för ägarledda konsultbolag.
Månad: krävs vid högre omsättning eller om du valt det själv.

F-skatt och arbetsgivarregistrering

F-skatt påverkar hur dina kunder hanterar din faktura. Arbetsgivarregistrering avgör om arbetsgivardeklaration ska lämnas varje månad – tar du ut lön till dig själv gäller det dig. Båda styr vilka deadlines som dyker upp i kalendern.

Bokföring: externt system eller i appen

Sköts bokföringen i Bokio, Fortnox, Visma eller av en konsult är SIE-filen källan – appen läser den och bygger rapporter, momsunderlag och bokslut från den. Bokför du i appen är verifikatsboken källan i stället. Det är viktigt att bara ha en källa, annars går siffrorna isär.

Styrelse, roller och ägare

Lägg in dig själv som ägarperson med rätt roll (ledamot, VD eller suppleant) och ange om du tar ut lön. Uppgifterna används i aktieboken, i 3:12-beräkningen (särskilt spärrlönekravet) och i årsredovisningens underskriftssida. Saknas de blir 3:12-beräkningen obekräftad snarare än fel – appen påstår aldrig att ett krav är uppfyllt utan underlag.

Behörigheter när ni är fler

Ägare och admin kan ändra grunduppgifter och bjuda in.
Ekonomirollen ser ekonomidata men inte allt annat.
Medlem och läsare ser bara det de behöver.
Behörigheterna gäller även AI:n – den kan bara använda data du själv får se.

›Kan jag ändra räkenskapsår i efterhand?

Ja, i Grunddata. Men om du redan läst in bokföringsdata bör du kontrollera att perioderna fortfarande matchar SIE-filerna.

›Vad händer om jag anger fel momsperiod?

Du får påminnelser vid fel tidpunkt. Ändra perioden i Grunddata så räknas deadlines om.

›Måste jag fylla i personnummer på ägaren?

Nej, det är frivilligt. Anges det lagras det krypterat och används bara för att koppla lön och aktieinnehav till rätt person.

›Kan jag ha flera bolag på samma konto?

Ja. Varje bolag är helt separerat och du växlar mellan dem i appen. Flera bolag och koncernvy ingår i Pro.

Innehållet är pedagogisk vägledning och utgör inte bindande skatte- eller juridisk rådgivning. Regler, gränsbelopp och datum ändras – kontrollera alltid mot Skatteverket och Bolagsverket eller rådgör med en byrå innan du fattar beslut.